Det er den almennyttige forening "Danish International Balloon Fiesta" (stiftet i 2024), som står for planlægningen af Fiestaen. Selve afviklingen af Fiestaen foregår i et samarbeje med flere forskellige aktører, såsom firmaer, sportsklubber m.m.

Foreningen er stiftet af den erfarne ballonpilot Nanna Hvid Madsen, med intentionen om at skabe skandinaviens største varmluftballonfiesta, til gavn og glæde for alle i lokalsamfundet, borgerne og deltagerne af Fiestaen.

Foreningens formål er at skabe en Fiesta, som er tilgængelig for alle og som gerne skulle give uforglemmelige oplevelser til både børn og voksne.

Hot Air ApS er samarbejdspartner på Danish International Balloon Fiesta og vil stå for alt arbejdet omkring afviklingen af de flyvemæssige aktiviteter, samt understøttende aktivitet til samme område.

Niels, ejer af Hot Air ApS, startede sin erfaring med kommerciel flyvning tilbage i 2011, hvor hans far Henrik V. Jørgensen startede virksomheden BallonDanmark ApS op. Sammen fik de over en årrække virksomheden til at vækste og fløjet en masse glade passagerer.

I 2016 startede Hot Air ApS som et lille firma med kun 1 ballon til 2 passagerer. Siden da er virksomheden vokset både i antallet og størrelsen af balloner. At drive et ballonfirma alene er ikke muligt, hvorfor Hot Air har nogle af Danmarks dygtigste og mest erfarne piloter og crewmedlemmer under sine vinger.